Додатки більшої продуктивності – правда чи перебільшення?

Нікола К.Сміт
Кореспондент відділу бізнесу

• 1 листопада 2015

AFP

Чи полегшують нашу працю мобільні додатки? Чи просто змушують нас працювати довше?

Сотні мобільних програм обіцяють зробити нас продуктивнішими, ефективнішими та організованішими.

У всьому винні смартфони, вважає доктор Шерон Макдональд, викладачка інформаційних технологій з університету Сандерленда.

“Теоретично, сьогодні люди можуть з користю проводити той час, який раніше вважався “мертвим”, – наприклад, занотовувати свої думки у транспорті, подорожуючи на роботу”, – каже пані Макдональд.

“Додатки, призначені для підвищення продуктивності, наголошують саме на цьому: що вони допомагають раціональніше використовувати час”, – розповідає викладачка.

У 2016 році сумарна світова вартість цього сектора складе 58 мільярдів доларів, за даними дослідницької компанії VisionMobile.

А компанія Salesforce.com, що досліджує вжиток програмного забезпечення, минулого року заявила про те, що такі додатки можуть підвищити продуктивність працівників більш ніж на 34%.

Та що як ці програми більше модні, ніж корисні?

Розчарування або залежність

Getty

Додатки на всі випадки життя

Це просто “колосальна” втрата часу, вважає Крофорд Ворнок, керівник правління агентства з комунікації та зв’язків з громадськістю Firstname Communications.

“Я користувався програмами Evernote, Outlook, Procraster, нагадуваннями для iPhone та десятками інших. Завжди повторюється одне й те саме: спочатку вам цікаво, ви досліджуєте усі можливості програми, а потім у якийсь момент розчаровуєтесь і облишаєте її”, – каже пан Ворнок.

Не він один розчаровується у таких додатках. Утім, інші безмежно їх обожнюють.

Девід Карр, стратегічний директор агентства з маркетингу і технологій Digitas LBi, зізнається, що він залежний від Evernote – популярної “хмарної” програми, призначеної для ведення нотаток, архівування і співпраці з іншими користувачами.

Довгий час він віддано тримався за сервіс збереження закладок Delicious, зберігаючи там посилання на статті, що його зацікавили. Але цей додаток “жахливо зіпсувався”, і врешті пан Карр упав в обійми Evernote.

Getty

Програми, що підвищують продуктивність: лауреати та номінанти премії Webby Award 2015

• Evernote iOS app
• Pocket
• Swipes
• Humin
• Boxer

“Тепер я від нього залежний. Я навчився по-новому фіксувати свої думки, ідеї та посилання. Я зробився фанатом систематизації – з легкістю додаю теґи до всього, що читаю, щоб скористатися цими матеріалами пізніше”, – розповідає пан Карр.

Він уже запровадив майже 2000 теґів для збереженого ним контенту і планує додавати ще й нові теґи.

“Це допомагає мені продуктивно мислити та обговорювати свої ідеї з іншими, замість того щоб витрачати час на згадування забутих прикладів”, – каже він.

“Досягати більшого”

Втім, Джон Каннінгем, консультант агентства з комерційного розвитку Hob-Nob New Business, має протилежну позицію.

“Evernote перетворився на монстра, якого неможливо приборкати, – каже він. – Там надто багато пошукових опцій і надто складно відрізнити важливе й нагальне від усього іншого”.

Я перенаправляю електронні листи у Trello, а потім доручаю завдання колегамДжон Каннінгем, консультант

Натомість йому полюбився Trello – додаток для проектного менеджменту, що застосовує “карточки” і “дошки” для сегментації проектів і розподілу завдань між колегами.

Цей додаток завоював його прихильність в першу чергу тим, що дозволяє “тримати скриньку вхідних повідомлень порожньою”.

“Я перенаправляю електронні листи у Trello, а потім доручаю завдання колегам… Цей додаток для мене набагато корисніший – він допомагає доводити справи до кінця”, – каже пан Каннінгем.

Том Робертс, керівник правління компанії Tribal Worldwide London, висловлюється навіть радикальніше: за його словами, Trello керує його життям.

“Наразі ми працюємо над величезним проектом, і Trello допомагає втілювати його у життя аж до дрібниць. На мою думку, заслуга цього додатку не стільки в економії часу, скільки в тому, щоб досягати більшого за робочий день”, – розповідає пан Робертс.

Завжди на роботі?

Та смартфон – двогострий меч, який сприяє звичці завжди бути “на зв’язку” і пожирає наш вільний час.

Працівники змушені переключати увагу з робочого місця на смартфон, і це призводить до уривчастості у роботі

Джонатан Ґрін, KPMG

KPMG

Як вважає Джонатан Ґрін, директор консультаційної фірми KPMG, мобільні додатки “надзвичайно корисні на індивідуальному рівні”, але не надто підходять працівникам великих організацій, оскільки вони не інтегровані з наявними ІТ-системами.

“Працівники змушені переключати увагу з робочого місця на смартфон, і це призводить до уривчастості у роботі”, – каже пан Ґрін.

Міркування безпеки

Брак інтегрованості також викликає тривогу з приводу безпеки даних. Це визнає навіть пан Карр з LBi.

Брак інтегрованості мобільних додатків з корпоративними ІТ-системами підвищує ризик втрати секретної інформації

За його словами, він та деякі його колеги користуються програмою Evernote через приватні акаунти, безкоштовні чи преміум; але жоден варіант програми не призначений спеціально для бізнесу, тому не слід забувати про міркування безпеки.

“Ми не викладаємо туди секретні матеріали, але усвідомлюємо, що навіть некритична інформація – чорнові нотатки, записи і веб-посилання – зберігається на американських серверах”.

Це означає, що, в теорії, ці дані можуть бути перехоплені держорганами США, згідно з Законом про боротьбу з тероризмом.

А в світлі нещодавнього рішення Європейського суду про розірвання угоди між США та Європою щодо захисту персональних даних, компанії мусять ще старанніше дбати про те, де зберігаються їхня інформація, якою потенційно можуть зловжити.

Навіщо напружуватись?

Попри ці недоліки, люди явно прагнуть знайти для себе корисну програму, яка б полегшила їхню професійну діяльність, об’єктивно чи суб’єктивно.

Згадаймо, наприклад, Slack – популярний додаток для обміну повідомленнями, який можна використовувати як на комп’ютері, так і на смартфоні.

AF GETTY IMAGES

Нові додатки дозволять працювати на ходу – в громадському транспорті або під час обідньої перерви

Алекс Гамільтон, виконавчий директор фірми Radiant Law, що консультує з питань корпоративного права і має офіси в Лондоні та Кейптауні, каже, що всі його працівники з задоволенням використовують цей додаток: він допомагає поратись з навалою електронних листів.

“Нам вдалося майже повністю позбутися внутрішнього листування, – каже він. – Тут можна створювати окремі теми для обговорення, а до відкритих тем можуть приєднуватися всі, хто забажає, – це сприяє прозорості у робочих стосунках”.

“А головне, що цим додатком дуже просто користуватись. Людям він подобається” – додає він.

Схоже, що основні критерії успіху додатків для підвищення продуктивності – це простота і дотепність.

“Як у будь-яких якісних стосунках, необхідна відданість обраним програмам, адже з кінцем медового місяця багато хто поступово й непомітно про них забуває”, – каже Джейсон Картрайт, голова агентства веб-розробок Potato. Він – прихильник додатків Trello і Slack.

Але розкажіть про це Крофорду Ворноку. Він переконаний, що найкраще капіталовкладення – це настінна дошка і “багато-багато маркерів”.

Джерело